Office/HR & Finance Assistent

Deze brede en afwisselende functie is onderdeel van de afdeling Office/HR & Finance, die de organisatie ondersteunt met een solide backoffice.

Als Office/HR & Finance Assistent vervul je een ondersteunende rol waarbij je je collega’s en het management assisteert bij de kantoororganisatie en de financiële administratie: je houdt afspraken, documenten en administratieve processen op orde en verwerkt en controleert diverse wijzigingen. Je signaleert afwijkingen tijdig en stemt af met de verantwoordelijke collega’s, zodat de backoffice betrouwbaar en soepel draait.

Kerntaken en verantwoordelijkheden:

• HR-ondersteuning: administratief ondersteunen bij onboarding en offboarding en het bijhouden van personeelsdossiers; ziekmeldingen registreren en (basis)verzuimdossiers bijhouden; maandelijkse informatie aanleveren t.b.v. de salarisadministratie; periodieke HR-overzichten maken (bijv. verzuim, verlof, contractdata/jubilea) en tijdig signaleren wanneer actie nodig is; ondersteunen bij het plannen en registreren van trainingen en overige HR-administratie.
• Office- en facilitaire ondersteuning: assisteren bij het beheer van kantoorvoorraden, leverancierscontacten (o.a. ICT, schoonmaak en kantoorbenodigdheden) en bijdragen aan een nette, goed functionerende werkomgeving.
• Financiële administratie: uitvoeren van diverse financiële taken, zoals de crediteurenadministratie, debiteurenadministratie, betaalruns klaarzetten ter goedkeuring, de goedkeuringsflow bewaken en de administratie zorgvuldig archiveren.
• Derdengeldenproces: bijdragen aan een soepel verloop van het derdengeldenproces.

• Accuraat en kwaliteitsgericht; je werkt zorgvuldig en houdt overzicht.
• Proactief en zelfstandig; je ziet wat er nodig is en handelt daarop.
• Organisatorisch sterk; je plant, prioriteert en schakelt makkelijk tussen taken.
• Integer en discreet; je gaat professioneel om met vertrouwelijke informatie.
• Communicatief vaardig; je stemt helder af met collega’s en externe partijen.
• Procesmatig denken; je houdt van structuur en verbeteren.
• Affiniteit met IT

• Microsoft 365 (Outlook, Teams, Excel, Word) – een goede basiskennis van Excel is een pré;
• Ervaring met boekhoudsoftware, bij voorkeur Twinfield

Van Grafhorst Notarissen is een notariskantoor dat cliënten ondersteunt bij belangrijke momenten in hun leven en ondernemerschap. Vanuit een professionele en toegankelijke werkwijze leveren we notariële dienstverlening, onder andere binnen het familierecht, vastgoed en ondernemingsrecht. We werken nauw samen in diverse teams, met aandacht voor kwaliteit, betrouwbaarheid en heldere communicatie.

Onze bedrijfscultuur is informeel en biedt ruimte voor ideeën en ontwikkeling.

• Salaris is afhankelijk van kennis en ervaring;
• Parttime of fulltime; minimaal 24-36,25 uur per week;
• Fulltime werkweek is 36,25 uur;
• Vakantiedagen: 25 dagen (op fulltimebasis);
• Thuiswerken/hybride werken in overleg;
• Goede pensioenregeling, waarvan de helft van de premie door werkgever betaald wordt;
• Laptop van de zaak;
• Reiskostenvergoeding;
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling door opleidingen/cursussen;
• Leuke personeelsuitjes;
• Mooie en fijne werkplek in hartje Utrecht!

We vinden het leuk om kennis met je te maken wanneer je ons laat weten waarom je graag bij ons zou willen werken. Wil je dan ook je CV meesturen? Wie weet drinken we dan binnenkort een kopje koffie om te kijken of het klikt.

Wil je meer weten over de functie of ons kantoor? Neem dan contact op met Jeanine van Ravenstein via HR@vangrafhorst.nl of bel 030-2719227.